Η αποτελεσματική και ασφαλής επικοινωνία του προσωπικού αποτελεί ολοένα σημαντικότερη πρόκληση για τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις που διαχειρίζονται περισσότερες από μία μονάδες, ιδιαίτερα όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν προσωπικές εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων για επαγγελματικούς σκοπούς.
Σε ανάλυσή της, η Zenzap συγκρίνει πέντε εφαρμογές ομαδικής επικοινωνίας με βάση ζητήματα όπως η ιδιοκτησία των δεδομένων, ο έλεγχος πρόσβασης, ο διαχωρισμός των διαφορετικών ξενοδοχειακών μονάδων και η διαχείριση των λογαριασμών όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί.
Όπως επισημαίνεται, για επιχειρήσεις hospitality με παρουσία σε πολλές τοποθεσίες, η ασφάλεια δεν περιορίζεται στην κρυπτογράφηση. Καθοριστικό ρόλο διαδραματίζει το ποιος ελέγχει τα εταιρικά δεδομένα και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά.
Τα δεδομένα στο επίκεντρο
Η χρήση προσωπικών εφαρμογών messaging μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα μηνύματα, αρχεία και φωτογραφίες να παραμένουν αποθηκευμένα στις προσωπικές συσκευές των εργαζομένων ακόμη και μετά την αποχώρησή τους από την επιχείρηση.
Το ζήτημα αποκτά μεγαλύτερη σημασία στον κλάδο της φιλοξενίας, όπου η κινητικότητα του προσωπικού είναι υψηλή.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται και στη διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών, όπως στοιχεία πληρωμών και έγγραφα ταυτοποίησης. Σύμφωνα με το PCI Security Standards Council, μη προστατευμένοι αριθμοί καρτών δεν πρέπει να αποστέλλονται μέσω email, instant messaging, SMS ή άλλων μη ασφαλών καναλιών επικοινωνίας.
Βασική προϋπόθεση, επομένως, αποτελεί η χρήση συστημάτων στα οποία η επιχείρηση διατηρεί τον έλεγχο των δεδομένων και μπορεί να ανακαλεί άμεσα την πρόσβαση ενός πρώην εργαζομένου.
Διαφορετικοί χώροι επικοινωνίας ανά ξενοδοχείο
Για τους ξενοδοχειακούς ομίλους με πολλαπλές μονάδες, σημαντική είναι επίσης η δυνατότητα διαχωρισμού της επικοινωνίας ανά τοποθεσία, τμήμα και αρμοδιότητα.
Με αυτόν τον τρόπο, το προσωπικό κάθε ξενοδοχείου έχει πρόσβαση στις πληροφορίες που το αφορούν, χωρίς να επιβαρύνεται από μηνύματα άλλων μονάδων.
Παράλληλα, τα κεντρικά στελέχη μπορούν να διατηρούν συνολική εικόνα της λειτουργίας και να αποστέλλουν ανακοινώσεις σε όλες τις μονάδες. Οι λειτουργίες επιβεβαίωσης ανάγνωσης επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να γνωρίζουν εάν σημαντικές ενημερώσεις, όπως αλλαγές πολιτικής ή οδηγίες ασφαλείας, έχουν φτάσει στο προσωπικό.
Οι 5 εφαρμογές που συγκρίνονται
Στην πρώτη θέση της αξιολόγησης που συντάχθηκε από την ίδια τη Zenzap βρίσκεται η Zenzap, η οποία έχει σχεδιαστεί για επιχειρήσεις που λειτουργούν σε πολλαπλές τοποθεσίες.
Η εφαρμογή επιτρέπει τη δημιουργία ξεχωριστών χώρων ανά μονάδα, τμήμα ή θέμα, ενώ τα δεδομένα παραμένουν υπό τον έλεγχο της επιχείρησης. Οι διαχειριστές μπορούν να αφαιρούν με μία ενέργεια την πρόσβαση πρώην εργαζομένων σε συνομιλίες και αρχεία, να εξάγουν αρχεία δραστηριότητας και να καθορίζουν ποιοι χρήστες μπορούν να δημιουργούν νέες ομάδες.
Παρέχονται επίσης announcement channels με επιβεβαίωση ανάγνωσης, δυνατότητα επικοινωνίας χωρίς ανταλλαγή προσωπικών αριθμών τηλεφώνου και αναζήτηση στο ιστορικό συνομιλιών με τη χρήση AI.
Η Slack ξεχωρίζει για τα αυτοματοποιημένα workflows και την οργάνωση της επικοινωνίας σε channels. Ωστόσο, σύμφωνα με την αξιολόγηση, η πολυπλοκότητα του περιβάλλοντος και το κόστος ανά χρήστη μπορούν να αποτελέσουν μειονεκτήματα για επιχειρήσεις με μεγάλο αριθμό εργαζομένων σε διαφορετικές μονάδες.
Η Microsoft Teams προσφέρει ισχυρούς εταιρικούς ελέγχους και ενσωματώνεται στο Microsoft 365, αλλά θεωρείται περισσότερο προσανατολισμένη σε εργαζομένους γραφείου παρά στη γρήγορη επικοινωνία μεταξύ βαρδιών.
Η Google Chat αποτελεί απλούστερη επιλογή για ομάδες που χρησιμοποιούν ήδη το οικοσύστημα της Google. Ωστόσο, στην ανάλυση χαρακτηρίζεται περισσότερο κατάλληλη για μικρότερες ομάδες με βασικές ανάγκες επικοινωνίας.
Τέλος, η Discord προσφέρει εύκολη δημιουργία καναλιών και δυνατότητα διαχωρισμού ομάδων, αλλά είναι σχεδιασμένη κυρίως για online communities και κοινωνική επικοινωνία και όχι ειδικά για επαγγελματική χρήση στον κλάδο της φιλοξενίας.
Mobile-first επικοινωνία για το προσωπικό
Ένα ακόμη κρίσιμο χαρακτηριστικό για τον ξενοδοχειακό κλάδο είναι η λειτουργικότητα μέσω smartphone. Μεγάλο μέρος του προσωπικού hospitality εργάζεται μακριά από σταθερό υπολογιστή, γεγονός που καθιστά το κινητό τηλέφωνο βασικό εργαλείο εσωτερικής επικοινωνίας.
Για τον λόγο αυτό, η ευκολία χρήσης και η γρήγορη υιοθέτηση μιας εφαρμογής από τους εργαζομένους μπορούν να είναι εξίσου σημαντικές με τις τεχνικές δυνατότητές της.
Η ανάλυση καταλήγει ότι οι επιχειρήσεις με πολλαπλές μονάδες θα πρέπει να αξιολογούν τις εφαρμογές επικοινωνίας με βάση την ιδιοκτησία των δεδομένων, τον κεντρικό έλεγχο πρόσβασης, τον διαχωρισμό ανά τοποθεσία και τη δυνατότητα άμεσης διακοπής πρόσβασης όταν ένας εργαζόμενος αποχωρεί.
Σημειώνεται ότι η σύγκριση έχει συνταχθεί από τη Zenzap και, ως εκ τούτου, η κατάταξη και οι αξιολογήσεις των ανταγωνιστικών εφαρμογών αποτυπώνουν τις εκτιμήσεις της ίδιας της εταιρείας.
